Pengertian Rapat
Ada beberapa pengertian rapat, antara lain :
a. menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untukmembicarakan sesuatu,sidang,majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah sesuatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/merencanakan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
2. Fungsi Rapat
Ada 6 fungsi rapat, antara lain :
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisifasi pada masalah- masalah
yang dikemukakan
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan
perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Ketentuan hokum
3. Jenis-jenis Rapat
a. Rapat menurut Tujuan
1. Rapat penjelasan
adalah rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
2. Rapat pemecahan masalah
adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
3. Rapat perundingan
adalah rapat yang dilakukan untuk merundingkan syatu perselisihan atau mencari jalan
tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Rapat menurutt sifatnya
1. Rapat resmi (formal meeting)
adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat
penting dan berlaku keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat, peserta rapat
formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang
biasanya dilengkapi dengan agenda surat.
2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
3. Rapat tebuka
adalah rapat yang dapar dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak
merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup
adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas
merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
c. Rapat menurut jangka waktunya
1. rapat mingguan
adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah
yang bersifat rutin.
2.rapat bulanan
adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang
terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat Semesteran
adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah
yang terjadi selama 6 bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk 6 bulan kedepan.
4. Rapat Tahunan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali
d. Rapat menurut Frekuensinya
1. Rapat Rutin
adalah rapat yang ditentukan waktunya
2. Rapat Insidentil
adalah rapat yang tidakterjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan harus diselesaikan bersama.
4. Syarat-Syarat rapat yang baik
1. Suasana Terbuka
2. tidak ada monopoli
3. partisipasi aktif dari peserta rapat
4. bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. pertanyaan singkat dan jelas
7. disiplin waktu
5. perencanaan dan persiapan rapat
dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan
pedoman/pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :
- Why
- What
- Who
- Where
- When
- How
Komentar
Posting Komentar